Het top punt van professioneel handelen met het familievermogen is het opzetten van een single family office (SFO). We schreven hierover eerder de blog Een single family office: iets voor u of is er een beter alternatief? Zeer vermogende families in binnen- en buitenland laten hun vermogenszaken tegenwoordig graag behartigen door mensen die in dienst zijn van hun eigen family office. Het opzetten en runnen van een SFO is een serieuze zaak: alleen met deskundige professionals zal het SFO een succes kunnen worden. Helaas is het niet eenvoudig om deze talenten te vinden en langdurig aan de SFO te binden. Uit een internationaal Deloitte onderzoek onder 354 SFOs blijkt dat de kantoren daarom meer outsourcen en partnerships aangaan om hun dienstverlening te kunnen leveren. Hoe kunt u inspelen op deze trend en uw nieuwe of bestaande SFO optimaal inrichten?
De structuur van een SFO
Een SFO heeft een interne organisatie (het kantoor met de medewerkers) om de diensten aan de familieleden te verlenen (het werk). De diensten zijn tweeledig, namelijk ten behoeve van het vermogen en voor de familieleden. In dit artikel focussen we op de vermogensdiensten, en maken we duidelijk bij welke diensten outsourcen of partnerships kunnen zorgen voor een optimaal functionerende SFO.
Beleggingsbeleid
De essentie van een SFO is het beleggen van vermogen. Zonder een groot vermogen, in welke vorm dan ook, hoef je geen SFO op te zetten. Een kerntaak van het kantoor is het besluiten over en coördineren van beleggingen in vastgoed, private equity, beursgenoteerde beleggingen, enzovoorts. De vraag is aan welke criteria moet worden voldaan alvorens ‘ja’ wordt gezegd tegen een belegging of investering. Voor de bescherming van de belangen van de UBO (ultimate beneficial owner) ofwel de eigenaar van het vermogen is het essentieel om hierover kraakheldere afspraken vast te leggen.
Investment committee
Beleggingsexpertise insourcen gebeurt vaak door het instellen van een onafhankelijk investment committee. De onafhankelijkheid zit erin dat de experts geen producten of diensten te verkopen hebben en dus volledig vrij zijn in hun advisering. De externe beleggingsexperts worden betaald voor hun kennis en ervaring en komen periodiek bijeen om te vergaderen met de directeur en overige beleggingsmedewerkers in het SFO. Zo heeft het investment committee (IC) toegevoegde waarde voor het SFO. Onze ervaring is dat een aantal familieleden (vaak de opkomende generatie) deelneemt aan het IC om zo meer kennis op te doen over beleggen.
Beleggingsmandaten
Voor ieder beleggingsdepot dienen afspraken te worden vastgelegd over de doelstelling, mate van diversificatie, beleggingsstijl en gewenst risico. Er dient een duidelijk, gedisciplineerd en objectief proces te zijn voor het selecteren, monitoren en wijzigen van vermogensbeheerders en banken. Dit speelt ook bij de keuze voor depotbanken, accountants en andere professionals die een rol hebben bij het beheer van het vermogen.
Waar kunt u qua afspraken aan denken?
- Het principe dat iedere vermogensbeheerder of beleggingsfonds een strategie dient te hebben die gemakkelijk begrepen en uitgelegd kan worden aan de familieleden.
- Vermogensbeheerders en fondsmanagers dienen transparant te rapporteren, met uitgebreide performancevergelijking ten opzichte van relevante benchmarks en toelichting op alle kosten. De SFO wil per slot van rekening kunnen bepalen of er toegevoegde waarde wordt geleverd zonder in een doolhof verzeild te raken.
Checks and balances
Om de dagelijkse gang van zaken mogelijk te maken, krijgt de directeur van de SFO een mandaat (procuratie) waarover hij/zij zelf kan besluiten. Waarover en tot welk bedrag kan de directeur van de SFO besluiten zonder overleg met de UBO/familie?
Voor de familie is het vervolgens wel prettig als er meer mensen meekijken (vier ogen principe) om zo het risico op onbedoeld verlies van vermogen te voorkomen. Hiermee bedoelen we niet de kans dat een belegging in waarde daalt, maar vooral het ongeoorloofd toe-eigenen van delen van het familievermogen omdat de checks and balances niet goed genoeg zijn. Een frauduleuze overboeking naar een bankrekening op de Bahama’s is een horrorscenario. Zo’n overboeking kan worden gedaan door iemand in het kantoor om zichzelf te bevoordelen, maar helaas ook omdat de medewerker denkt dat de opdracht afkomstig is van en voor de familie. Denk aan CEO-fraude.
Due diligence onderzoek
Een uitgebreide check van de personen en entiteiten waarmee de SFO zaken wil gaan doen dient standaard te zijn. In april 2024 berichtte het FD dat diverse vermogende families miljoenen dreigden te verliezen in Duitse vastgoedprojecten. De projecten hebben als belangrijkste stille aandeelhouder Cor van Erp. Vastgoedman Van Erp is in Luxemburg veroordeeld voor fraude, hetgeen natuurlijk werd verzwegen. Hoe zorg je als SFO dat je dit soort debacles voorkomt? Welke informatie moet er minimaal bekend zijn alvorens geld te investeren? Een valkuil is om te denken dat het wel goed zal zitten omdat andere vermogende families ook al meedoen. Als niemand van die families en hun kantoren een due diligence doet, dan heeft de potentiële fraudeur vrij spel. Check daarom de hele structuur, zodat u inzicht hebt in alle achterliggers. Dit kost geld en het SFO heeft daarvoor hulp nodig van professionals (zoals notarissen) die toegang hebben tot informatie die niet vrij toegankelijk is.
Terug naar beleggen via een fonds. Als een fonds groot is (miljarden aan vermogen), dan ben je geneigd te denken dat het wel goed zal zijn. Was het maar waar. U herinnert zich vast nog dat Bernie Madoff in december 2008 helemaal geen beleggingen voor zijn cliënten in bezit bleek te hebben. Zijn beleggingsfonds van zogenaamd US$ 65 miljard bleek de grootste Ponzi fraude ooit.
Harry Markopolos, een weinig bekende getallenkraker van een aandelenderivatenbedrijf uit Boston, en zijn onderzoeksteam ontdekten de zwendel van Madoff jaren voordat deze de krantenkoppen haalde. Een indicator voor de fraude waren de rendementen. Markopolos stelt dat geen enkele serieuze financiële persoon zou kunnen geloven dat een legaal beheerd investeringsfonds een jaarlijks rendement van twaalf procent zou kunnen behalen, maand na maand (d.w.z. ongeveer 1% per maand), jaar na jaar. Markopolos zegt in zijn boek No one would listen overigens iets opmerkelijks over de beleggers in het fonds. In werkelijkheid zouden veel van hen hebben geweten dat het niet koosjer was; ze geloofden eenvoudigweg dat Madoff handelde op basis van voorkennis en dat zij de begunstigden waren van dit onrechtmatige gedrag. Markopolos probeerde jarenlang de financiële toezichthouder SEC (Securities and Exchange Commission) en de financiële pers te waarschuwen. De reden waarom niemand wilde luisteren is omdat de fraude zo ongelooflijk was: Madoff was stinkend rijk, waarom zou hij moeten stelen? Pas toen de financiële markten in 2008 in problemen kwamen, werd Madoff eindelijk ontmaskerd.
Laten we vooropstellen dat goede fraudeurs moeilijk te ontdekken zijn en het uitbannen van fraude feitelijk onmogelijk is. We lazen hierover een interessant boek: Lying for money van Dan Davies. Davies legt op vermakelijke wijze allerlei vormen van fraude uit en leert je daarmee om anders te kijken naar de (zaken)wereld. Een manier is omzetfraude: de balans van een bedrijf wordt opgeblazen door facturen te versturen die niet rechtmatig zijn of waarvoor de diensten of producten nog geleverd moeten worden (wel omzet opvoeren, maar nog geen kosten). Zo lijkt het prima te gaan met het bedrijf. Een (forensisch) accountant zou dit oppompen moeten ontdekken. Je zou denken dat iedereen die investeert in een onderneming een degelijk boekenonderzoek doet. Kennelijk niet. Zorgondernemer Marius Touwen kocht een financieel adviesbedrijf bij echtscheidingen. Het blijkt een kat in de zak: geen positief eigen vermogen van ruim 7 miljoen euro maar zelfs een negatief eigen vermogen. Ongetwijfeld een gevalletje omzetfraude. Touwen voert nu een rechtszaak tegen de accountant van het gekochte bedrijf. In het FD lezen we dat Touwen de investering heeft gedaan zonder uitgebreide controle op de cijfers. Kennelijk vertrouwde hij bij het sluiten van deze deal volledig op zijn tegenpartij.
Dan Davies geeft in zijn boek een pragmatische waarschuwing: aangezien fraude niet kan worden uitgeroeid, moet je altijd op je hoede zijn. Hij stelt dat we onze kinderen moeten opvoeden om eerlijk, maar bewust te zijn, door een sceptische houding te behouden ten opzichte van die dingen die te mooi lijken om waar te zijn. Een gewaarschuwd mens telt voor twee.
Dit gezegd hebbend, heeft iedere SFO procedures nodig om de kans op fraude te minimaliseren. Waar moet u dan aan denken? We kijken hiervoor naar het Madoff fonds. Check hoe het fonds en het bedrijf is georganiseerd? Het grote Madoff beleggingsfonds was klant bij een klein, onbekend accountantskantoor in Florida in plaats van een gerenommeerd accountantskantoor in New York City. Vreemd, rode vlag. De consistent hoge rendementen zijn bijzonder: hoe wordt die performance behaald? In geval dit niet te doorgronden is (vage en/of complexe uitleg over de strategie), dan is absoluut sprake van een rode vlag. Iedere cliënt kreeg periodiek rapportages van het Madoff kantoor. Dit is standaard; iedere fonds en iedere vermogensbeheerder stuurt de cliënten rapportages op. Maar hoe kun je achterhalen of zo’n rapportage waarachtig is? Papier is geduldig en zonder controle kan een fraudeur rapporteren wat hem goed uitkomt. Wat hadden cliënten kunnen doen om de Madoff fraude te ontdekken? Zij hadden kunnen vragen om een rapportage van hun bezittingen bij de depotbank van Madoff. Dit was en is nog steeds ongebruikelijk, maar dan was duidelijk geworden dat er geen beleggingen waren.
Vertrouwelijk sparren
Het kan voor een directeur van de single family Office lastig zijn om gevoelige zaken te bespreken omdat “de buitenwereld” weet voor wie hij of zij werkt. Elke vraag of opmerking over ingewikkelde kwesties kunnen worden gelinkt aan de familie, zelfs als dit niet de intentie is van de directeur. Uiteraard zijn de externe professionals waarmee een SFO zaken doet, zoals de accountant, notaris, advocaat, enzovoorts, allemaal gebonden aan geheimhouding. Tegelijk zijn dit professionals die ingehuurd worden voor specifieke vraagstukken.
Onze ervaring is dat het voor de directeur en/of medewerkers van de SFO toegevoegde waarde heeft om een sparringpartner te hebben die enerzijds kennis heeft van de principes en structuren bij andere families en anderzijds proactief suggesties doet die relevant zijn voor de SFO en de familie. Dit sluit aan bij de wereldwijde SFO trend om werkzaamheden te outsourcen en partnerships aan te gaan.
De praktijk van Guidato
Vanuit Guidato vervullen wij de sparring rol bij SFOs al langere tijd. Natuurlijk is de maandelijkse controle van allerlei bankrekeningen en rapportages standaard. Wat is er de afgelopen maand gebeurd qua deals? Welke zaken zijn inmiddels afgehandeld en wat staat op de rol? Wat is nodig om het beste resultaat te behalen voor de familie? Kan dat binnen het SFO worden geregeld of is het nodig om te outsourcen en zo ja, naar wie dan? Kortom, het is een maandelijks gesprek over alle zaken groot en klein die zorgen dat het SFO optimaal functioneert.
Diensten die door een SFO vaak worden uitbesteed zijn:
- Aangiften inkomstenbelasting voor alle familieleden;
- Estate Planning (vermogensoverdracht bij leven en na overlijden);
- Leertraject voor de vermogensvoorbereiding van de next gen;
- Faciliteren van gezinsbijeenkomsten en verslaglegging over gemaakte afspraken;
- Opstellen familiestatuut en oprichten van een familieraad;
- Waardering van ondernemingen ten behoeve van (des)investering en/of opvolging;
- Achtergrond checks van personen waarmee een samenwerking wordt aangegaan.
Een belangrijk voordeel van de samenwerking tussen de SFO en Guidato is dat we als achtervang kunnen inspringen bij een calamiteit, zoals tijdens langdurige ziekte van de directeur of zelfs het wegvallen. Nooit met de intentie om de rol van de directeur van de SFO definitief over te nemen, maar om als interim te zorgen dat de SFO blijft draaien.
Meer informatie of advies?
Wilt u advies over hoe u uw vermogenszaken het beste kunt organiseren, neem dan contact met ons op. Wij hebben een quick scan om te bepalen of een SFO voor u een passende oplossing is. Als u een single family office wilt starten om de continuïteit van uw opgebouwde vermogen te borgen, dan kunnen wij u adviseren bij het opzetten en/of zorgen voor controle en achtervang van uw SFO-directeur.
Guidato is een multi family office, opgericht in 2008. Wij adviseren, begeleiden, coachen ondernemers, familiebedrijven en erfgenamen. Wij zijn achtervang bij een aantal single family offices om de professionaliteit en continuïteit van het SFO te garanderen. Als onafhankelijk rentmeester behartigen wij zowel uw financieel kapitaal als de belangen van uw familie. Wij helpen bij belangrijke transities van verkoop, bedrijfsopvolging en vermogensoverdracht.