U hebt na de verkoop van uw onderneming of door veel vermogen in uw holding de keuze om een eigen family office, een Single Family Office (SFO), op te zetten of cliënt te worden bij een Multi Family Office (MFO). Wat is de juiste keuze voor uzelf en uw familieleden? Onze ervaring als ‘achtervang’ bij SFO’s en onze expertise bij het opzetten van family offices maakt dat we in dit artikel voor u de issues, uitdagingen en mogelijkheden op een rij zetten. Het opzetten en runnen van een Single Family Office heeft alleen zin als het professioneel wordt aangepakt. Als het opzetten van een SFO niet passend is, is cliënt worden van een MFO (zoals Guidato) uiteraard een heel goed alternatief.
Wat is een Family Office?
In The International Family Offices Journal omschrijft Barbara Hauser, een Amerikaanse onafhankelijke adviseur inzake family governance, wat een family office is. Ze neemt hiervoor de omschrijvingen van auteurs van een boek over family offices. Een paar voorbeelden:
- Op zijn eenvoudigst, is een family office een structuur die een familie gebruikt om de familiezaken te managen.
- De family office is een belangrijke business om de persoonlijke financiële en lifestyle zaken van vermogende cliënten met vertrouwen en discretie te regelen.
- Een Single Family Office is een privé onderneming met toegewijde professionals die exclusief zorgen voor de investerings-, persoonlijke en nalatenschapsbehoeften van één familie.
- De typische (single) family office is gevormd naar de behoeften van de oprichter met als enig doel om te voldoen aan de behoeften van de familie.
- Een family office is een bedrijf dat de dagelijkse administratie en het vermogensbeheer van de zeer rijke familie regelt.
Een single family office kan volgens deze experts bestaan uit één persoonlijk assistent tot een team van tientallen specialisten. Het is hiermee meteen duidelijk dat een family office niet één vorm kent. Dit blijkt ook uit de diensten die vanuit een single of multi family office kunnen worden aangeboden. De meest voorkomende diensten zijn:
- Beleggen en investeren (vermogensbeheer of fiduciair management);
- Geconsolideerde rapportages en cash flow management;
- Estate management (beheer van familiehuizen, boten en vliegtuigen);
- Belastingaangiftes, belasting- en estate planning;
- Financieringen, betalingen en verzekeringen;
- Risicomanagement procedures en beleid;
- Familie educatie en filantropie.
Waarom willen vermogende families een Single Family Office (SFO) opzetten?
Welke redenen zijn er om een SFO te willen opzetten? De belangrijkste motieven van oprichters zijn:
- Onafhankelijkheid: toegewijd personeel dat alleen werkt in het belang van uw gezin/familie;
- Inzicht en overzicht op alle bezittingen (incl. alle juridische, fiscale en informele afspraken);
- Privacy/anonimiteit: de SFO treedt naar buiten om vermogenszaken en aanverwante zaken te regelen en niet de individuele familieleden;
- Prestige;
- Het leven van de familieleden comfortabeler maken;
- Familieleden verbinden aan de gezamenlijke doelen van de SFO;
- De volgende generatie een carrièrekans geven binnen de SFO.
Als u besluit om een SFO op te zetten, dan is het essentieel om uzelf af te vragen welke doelstellingen en verwachtingen u ervan heeft. Uw antwoord bepaalt hoe uw SFO dient te worden opgezet. Anders gezegd: wat moet er over 10 jaar of 20 jaar zijn gerealiseerd met uw SFO? Een grote vraag die iedere initiator/oprichter van een SFO anders zal beantwoorden. Wat zouden mogelijke antwoorden kunnen zijn?
- Een professionele organisatie zodat de gezinsleden/familieleden zich op andere zaken kunnen richten als zij dat willen (dus geen verplichting om bezig te zijn met vermogenszaken);
- Openheid en transparantie in de familie over het familievermogen zodat het generatie overschrijdend kan blijven;
- Helderheid voor ieder familielid over rechten, plichten en verantwoordelijkheden om familieconflicten te voorkomen;
- Een platform voor educatie voor de volgende generatie(s);
- Het risico verkleinen dat het familievermogen daalt door onverstandige besluiten van individuele familieleden (uw kinderen en kleinkinderen beschermen tegen fouten).
Allemaal goede doelstellingen voor de lange termijn en ongetwijfeld zijn er nog meer te bedenken, afhankelijk van uw persoonlijke situatie. Zodra de ambities duidelijk zijn, is de vervolgvraag hoe de SFO praktisch gerealiseerd kan worden.
Hoe zet u uw SFO op? – Naar de tekentafel
Het is logisch om eerst te bekijken hoe de vermogenszaken nu geregeld zijn. Wat is de huidige structuur (organogram)? Welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn nu vastgelegd voor andere personen dan de oprichter/DGA. Hoe houdt u als oprichter van de SFO controle over uw vermogen en laat u tegelijk uw SFO-directeur de dagelijkse gang van zaken regelen? Onze ervaring is dat oprichters graag extra checks and balance willen. Dit noemen we het regelen van het vierogen principe: u wilt dat iemand over de schouder van de SFO-directeur meekijkt en controleert. Wij hebben ruime ervaring om met u na- en mee te denken hoe de “overdracht van controle” optimaal kan worden geregeld zodat u er als de oprichter/DGA vertrouwen in heeft.
Bij het opzetten van een SFO zijn er veel zaken waar de oprichter besluiten over moet nemen.
Bij het opzetten van een SFO zijn er veel zaken waar de oprichter besluiten over moet nemen. De belangrijkste zijn: personeel, investeringen/beleggingen, budget, infrastructuur (administratieve organisatie) en familiaire afspraken.
Personeel
Wie zijn nu uw belangrijkste adviseurs? Zijn er één of meer personen uit het huidige “team” van adviseurs/professionals die in dienst zouden kunnen komen bij de SFO? Voordeel van deze keuze is dat zij u en uw familie al lang kennen en zij goed kunnen inspelen op de specifieke wensen en behoeften. Er zijn bij deze overstap naar de SFO ieder geval drie aandachtspunten:
- de competenties van de professional(s) sluiten goed aan bij de ambities en doelen van de SFO;
- de professional is nog langere tijd beschikbaar (niet vlak voor pensioen of van plan iets anders te gaan doen); en
- hoe gaan de SFO en professional(s) uit elkaar als blijkt dat het binnen de SFO toch niet werkt?
Dieper inzoomend op het personeel van de op te richten SFO, zijn er nog veel keuzes te maken. U dient als oprichter te bepalen welke diensten intern (in-house) worden gedaan en welke worden uitbesteed.
Voor de in-house diensten moet worden bepaald welke competenties de personeelsleden nodig hebben om dit op het juiste niveau te doen. De kwaliteit van dienstverlening, en daarmee de tevredenheid van de familie over de SFO, staat of valt met het personeel. Goede mensen zijn niet gemakkelijk te vinden. Ten eerste is betrouwbaarheid en discretie essentieel. Een SFO zit niet te wachten op personeel dat in het weekend tegen vrienden smeuïge verhalen verteld over zijn “familie”. Ten tweede vinden professionals hun carrièreperspectief belangrijk: welke mogelijkheden zijn er om binnen de SFO te groeien en op het vakgebied relevant te blijven? Alleen door hier oog voor te hebben vanuit de SFO/oprichter kan de professional worden aangetrokken en worden binnen gehouden. Laatste aandachtspunt is of de mensen die in de SFO gaan werken ook kunnen opschieten met de familieleden die nu nog niet nauw betrokken zijn bij het vermogen.
Investeringen/beleggingen
U wilt uw vermogen zo goed mogelijk beleggen en zorgen dat het generatie overschrijdend blijft. Vermogensbeheer in de ruimste zin is dan ook de belangrijkste taak van de SFO en het in stand houden van het vermogen staat als doelstelling vast. Hoe dit naar uw verwachting het beste gerealiseerd kan worden is afhankelijk van uw beleggingsfilosofie en –stijl. Bij aanvang van de SFO zal expliciet bepaald moeten worden hoe u als oprichter denkt over beleggen. Welke visie heeft u voor het beleggen en investeren van uw vermogen? Welke rendementsdoelen heeft u voor welk type bezittingen? Welk risico wilt u maximaal lopen en hoe zorgt u dat dit wordt gemonitord?
Wie zorgt voor het opstellen van het investeringsbeleid? Wilt u en/of de directeur van de SFO een Investment Committee instellen? Zo ja, wie zijn goede kandidaten voor dit committee? Hoe vaak komen ze bij elkaar, welke remuneratie ontvangen de committeeleden? Wil de oprichter alle beleggingsexpertise in-house, extern of een mix van beiden?
Welke cashflow moet er jaarlijks beschikbaar zijn voor uitkering aan uzelf? Welke erfbelasting claim is er en wie zal regelen dat er liquiditeit is voor de betaling van erfbelasting? Welke consequenties heeft het voor het beleggingsbeleid dat deze verplichting er is?
Dit zijn nog niet eens alle vragen, maar het geeft u inzicht in de hoeveelheid besluiten over de beleggingen voor u als oprichter en voor uw toekomstige SFO-directeur.
Infrastructuur (Administratieve organisatie)
Tegenwoordig wordt de meeste informatie digitaal bewaard. Het voordeel is dat alle informatie voor u, uw gezinsleden en het SFO-personeel overal beschikbaar is. Hoe alles wordt opgeslagen (vaak tienduizenden documenten bij een lopende SFO) is de infrastructuur of administratie organisatie van het kantoor. Informatie moet goed geordend zijn om te zorgen dat ermee gewerkt kan worden.
Een aandachtspunt is het risico op ongeoorloofde toegang. Hoe zorgt de SFO dat onbevoegden niet op het netwerk inbreken en gevoelige informatie stelen? De digitale beveiliging is uiteraard cruciaal. Tegelijk dienen keuzes gemaakt te worden wie van de familieleden en wie binnen de SFO toegang krijgt tot alle informatie en wie alleen beperkte toegang krijgt?
Een kernvraag is of de SFO het totale vermogen zelf gaat consolideren of dit extern laat doen. En hoe zit het met de kostenbaten analyse van dit besluit? Menig SFO is gestruikeld over het ontwikkelen van eigen software om vervolgens toch een externe partij deze complexe klus te laten uitvoeren.
Budget
Uit het voorgaande is duidelijk dat een SFO opzetten alleen zin heeft als het professioneel wordt aangepakt. Een SFO optuigen die vervolgens de doelstellingen en wensen van de familie niet kan realiseren is een zinloze activiteit. Om te beoordelen of de SFO ook financieel een realistische optie is, dienen de eenmalige kosten voor het opzetten en de jaarlijkse kosten voor het runnen van de SFO inzichtelijk te worden. Hoe verhouden deze kosten zich ten opzichte van andere mogelijkheden om als familie de doelstellingen te behalen?
Veel vermogende families vragen zich af hoeveel vermogen ze moeten hebben om een SFO te kunnen opzetten. Er is geen algemeen antwoord te geven, want de kosten hangen samen met de gewenste diensten. Family office experts noemen minimum vermogens tussen 50 en 200 miljoen euro, hetgeen een zeer ruime range is. Wij vinden dat gezien de kosten en complexiteit het minimum om een eigen SFO te starten aan de bovenkant van deze range ligt.
Familiaire afspraken en de opkomende generatie
Als u kiest om een SFO op te zetten, welke afspraken gaat u dan met uw gezinsleden maken over de toekomst van het familievermogen en de rol van de SFO? Een potentiële valkuil is dat uw kinderen andere ideeën hebben over het familievermogen dan u.
De meeste (volwassen) kinderen willen weten wat hun ouders verwachten en hoe zij hieraan kunnen voldoen. Een belangrijk besluit gaat daarom over hun betrokkenheid bij de SFO. Krijgen ze een rol bij het familievermogen en zo ja, op welke niveau? In de leiding of op een ander niveau? Is het voor het kind mogelijk om lid te worden van het investment committee? En op basis van welke criteria mag het kind die rol vervullen en voor welke termijn? Allemaal besluiten die impact hebben op het succes van de SFO en de onderlinge verhoudingen binnen uw familie. Want als één kind de directeur van de SFO wordt, wordt dit dan ook gedragen door uw andere kinderen of vinden ze dat u dit kind voortrekt?
Een SFO kan ook worden gebruikt als leerplatform. Een taak voor de SFO-directeur is dan om familiebijeenkomsten te (laten) organiseren om kinderen relevante vermogenskennis en ervaring te laten opdoen. Deze familiebijeenkomsten zorgen tevens voor betrokkenheid van uw gezinsleden. Vaak wordt in de leertrajecten een combinatie gemaakt van “harde kennis”, vaardigheden opdoen en met elkaar plezier hebben. Guidato heeft veel ervaring met het opzetten en uitvoeren van leertrajecten voor de opkomende generatie. Hoe het er exact uitziet is afhankelijk van de familie en dit bepalen wij altijd in samenspraak met u en de SFO. Door de vermogensvoorbereiding van de kinderen te regelen, is de kans dat de SFO generatie overschrijdend wordt groter. Het leertraject is ook een mogelijkheid om uw kinderen op een goede wijze aan elkaar te verbinden.
Een Multi Family Office als alternatief voor een Single Family Office
Een SFO oprichten is voor sommige families die een groot vermogen vergaren een heel logische keuze. Andere families zullen, nadat ze zich realiseren dat een SFO eigenlijk een nieuw bedrijf, meer baat hebben bij een andere oplossing. Als u geen SFO wilt oprichten is cliënt worden van een multi family office (MFO) het beste alternatief. Deze MFO-kantoren bedienen meerdere families en kunnen vergelijkbare diensten aanbieden als een SFO zonder de noodzaak om dit via een eigen bedrijf te organiseren.
Als u geen SFO wilt oprichten is cliënt worden van een multi family office het beste alternatief.
De meeste MFO’s worden opgericht door professionals (bijvoorbeeld vermogensbeheerders, beleggingsspecialisten en fiscalisten). Zij spelen in op de trend dat vermogende families op zoek zijn naar alternatieven om hun vermogenszaken optimaal te organiseren. Deze kantoren hebben een sterke focus op het aanbieden van beleggingen/vermogensbeheer en dit is essentieel voor hun verdienmodel.
Soms ontstaat een MFO uit een SFO. De SFO nodigt na enige tijd andere families uit om zich aan te sluiten. De achtergrond is vaak economisch. Zo waren de jaarlijkse kosten om een SFO in stand te houden na de financiële crisis van 2008 voor sommige families te hoog. De oplossing was andere vermogende families te laten toetreden tot de SFO. Dit is overigens niet altijd succesvol gebleken. Redenen zijn de sterke bedrijfscultuur van de SFO die verbonden is met de oprichter(sfamilie) en te hoge kosten, zelfs als deze door meer families worden gedragen.
Een klein aantal MFO’s, waaronder ook Guidato, biedt geen beleggingsproducten aan en focust op andere zaken, zoals vermogensregie. family governance (goed bestuur van uw familie en het familievermogen) en de voorbereiding van de next generation. Dit type MFO’s werken op uurbasis, maandelijkse fees voor vaste diensten of een project fee. Guidato heeft voor dit bedrijfsmodel gekozen omdat wij onze cliënten onafhankelijk willen kunnen adviseren en begeleiden. Wij hebben geen belang bij de keuzes die onze cliënten maken over hun vermogen.
Als u een MFO wilt inschakelen, dan is het logisch om te bepalen welke diensten voor u belangrijk zijn, welke principes u belangrijk vindt en welke MFO daar het beste bij past. Guidato (opgericht in 2008) richt zich op vermogende families die hun opkomende generatie proactief willen betrekken en voorbereiden op de vermogensoverdracht. Ons boek De gouden rugzak – Handboek voor vermogende families is de basis voor onze kennis en expertise. Wij kiezen er bewust voor om samen te werken met de adviseurs en experts die onze cliënten al hebben.
Meer informatie of advies?
Wilt u advies over hoe u uw vermogenszaken het beste kunt organiseren, neem dan contact met ons op. Wij hebben een quick scan om te bepalen of een SFO voor u een passende oplossing is. Als u een single family office wilt starten om de continuïteit van uw opgebouwde vermogen te borgen, dan kunnen wij u adviseren bij het opzetten en/of zorgen voor controle en achtervang van uw SFO-directeur.
Guidato is een multi family office, opgericht in 2008. Wij adviseren, begeleiden, coachen ondernemers, familiebedrijven en erfgenamen. Wij zijn achtervang bij een aantal single family offices om de professionaliteit en continuïteit van het SFO te garanderen. Als onafhankelijk rentmeester behartigen wij zowel uw financieel kapitaal als de belangen van uw familie. Wij helpen bij belangrijke transities van verkoop, bedrijfsopvolging en vermogensoverdracht.