De wereldwijde groei van particulier vermogen heeft gezorgd voor groei van het aantal family offices. Family offices zijn te onderscheiden in single family offices (SFO), multi-family offices (MFO) en virtuele family offices (VFO). Veel vermogende particulieren en families ervaren de talloze voordelen van een family office. Welke soort family office het beste bij u past, is niet zomaar te zeggen omdat dit van veel factoren afhankelijk is. In deze blog focus ik het VFO als alternatief voor het SFO.
Het single family office exclusief voor één familie
Er wordt gezegd dat een familie minimaal een vermogen van € 250 miljoen dient te hebben om de kosten van een SFO (personeel, kantoor, ICT, enz.) te rechtvaardigen. Dit vermogenscriterium ligt volgens sommige experts overigens veel lager, namelijk rond € 100 miljoen. Bij het besluit om een SFO op te richten zal de familie afwegen of de kosten opwegen tegen de baten. Feit is dat door de kosten niet iedere familie het zich kan veroorloven om een SFO op te zetten. Hoe regelt u dit dan als vermogende familie, als u toch maatwerk dienstverlening wenst voor uw vermogen én de familie? Alternatieven zijn dan een multi family office of een virtuele family office. Het VFO is de meer recente innovatie, waarover Guidato kortgeleden vragen kreeg.Een DGA die net zijn bedrijf had verkocht wilde weten of een VFO een alternatief kon zijn voor het oprichten van een SFO.
Wat is een virtuele family office?
Een virtuele of virtual family office bestaat uit alle professionele adviseurs van een vermogende familie, die als één team samenwerken onder leiding van een coördinator. “Virtueel” verwijst ernaar dat er geen tastbaar kantoor met adviseurs en experts is. De adviseurs werken bij verschillende bedrijven.
Meer dan 20 jaar geleden werd voor het eerst over het VFO geschreven. In de jaren 90 speelde innovatie in de ICT een rol om te filosoferen en met het VFO-concept. Na de financiële crisis van 2008 zochten vermogende families kostenverlaging voor de family office dienstverlening. Personeel is veruit de grootste kostenpost van een SFO, waardoor het VFO concept opnieuw aandacht kreeg.
Hoe kan u een virtual family office opzetten?
U als opdrachtgever kiest de coördinator die het vertrouwen van u en uw familie heeft en beschikt over relevante expertise en ervaring. Vaak zal de coördinator uit de financiële of juridische sector komen. De uitdaging voor de coördinator is om de adviseurs en experts naadloos met elkaar te laten samenwerken, steeds in het belang van de familie. De ideale coördinator zal tenminste de volgende kwaliteiten hebben:
- Kritisch denkvermogen: als regisseur van het VFO-team is hij samen met de familie bepalend voor de strategie. Wat is op welk moment nodig voor de familie? Voldoet het gegeven advies van het VFO-teamlid aan de wensen en past het bij de gekozen strategie?
- Besluitvaardig: als er meerdere mogelijkheden zijn, dan moet de coördinator een besluit durven nemen om te zorgen dat de familie het advies of de service krijgt die zij wenst.
- Communicatief: de communicatie gaat twee kanten op, naar de familie en naar de leden van het VFO team.
- Discreet en dienstverlenend: de kern van een Family Office is dat de familie wordt ontzorgd en zij erop kunnen vertrouwen dat de coördinator hen afschermt voor ongewenste aandacht van de buitenwereld.
Zodra u de coördinator hebt gevonden, kan het echte werk beginnen om het VFO op te zetten. In deze fase dient u te bepalen welke diensten gewenst en nodig zijn. Wat vindt u belangrijk om te laten regelen door de VFO? Gaat het alleen over het vermogen of ook over zaken rondom de familie? Denk aan het boeken van reizen en het regelen van onderhoud aan bezittingen (huizen, boten, kunst, auto’s).
Als de gewenste dienstverlening is bepaald, moet het VFO team worden gevormd. Zijn er huidige adviseurs en dienstverleners die in het VFO team kunnen worden opgenomen? Daarna volgt de
vastlegging van afspraken. Denk aan:
- De governance (goed bestuur) ofwel het maken en vastleggen van afspraken over de rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van ieder lid van het VFO team.
- Een protocol voor het delen van vertrouwelijke informatie tussen meerdere bedrijven om zo de familiebelangen te waarborgen en te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
- Het service provider risico moet worden beoordeeld. Omdat een VFO bestaat uit een team van professionals uit verschillende bedrijven, zal per bedrijf beoordeeld dienen te worden welk risico er kan zijn bij de samenwerking.
- Afspraken over periodiek overleg met de familie en bepalen hoe de familie op de hoogte blijft van de voortgang van alle werkzaamheden. In de praktijk zal de moderne techniek (een eigen digitale portal met informatie, video conferences, enz.) daarbij kunnen ondersteunen.
Voordelen van een Virtual Family Office
Er zijn verschillende voordelen aan het VFO model.
- De vermogende familie heeft voor het VFO geen personeel in dienst en er is geen eigen kantoor. Dit maakt dat de overheadkosten tot een minimum worden beperkt. Tot de vaste kosten behoort uiteraard wel de (maandelijkse) fee van de coördinator. De hoogte daarvan is uiteraard afhankelijk van de omvang van zijn werk en vereiste beschikbaarheid.
- De professionals worden alleen ingeschakeld als het noodzakelijk is en voor specifieke vraagstukken kunnen de juiste experts worden ingehuurd. Een VFO is overigens niet de enige family office dienstverlener die voor de cliënt zo de beste adviezen kan regelen. Alle family offices besteden regelmatig werkzaamheden uit aan externe deskundigen, omdat geen enkele family office alle expertise altijd zelf in house heeft.
- De professionals houden elkaar scherp. Zij nemen hun ervaring en kennis mee van families in vergelijkbare situaties. Dit draagt bij aan het formuleren en uitvoeren van optimale strategieën en oplossingen voor uw familie en vermogen.
- Flexibiliteit: het VFO team kan worden uitgebreid met experts als zich bijzondere situaties voordoen of er een project is, zoals een acquisitie of desinvestering.
Nadelen van een Virtual Family Office
Natuurlijk heeft het VFO-model ook nadelen.
- Het VFO bestaat uit externe adviseurs die mogelijk niet altijd direct beschikbaar zijn. De cliënt moet daardoor mogelijk wachten op een antwoord.
- Vertrouwelijkheid: alle informatie over de familie en het vermogen wordt bij meerdere adviseurs bij verschillende kantoren neergelegd. Cyber security is in dit kader uiterst belangrijk. Een datalek bij een kantoor van een van de adviseurs kan ertoe leiden dat opeens de informatie van de familie op straat ligt.
- Het VFO kan alleen functioneren als de coördinator de leiding neemt en zorgt dat de zaken worden gedaan. Als deze persoon wegvalt (door ziekte of overlijden) of zijn werk niet goed doet, dan is de vermogende familie de controle ook (tijdelijk) kwijt. Om dit risico te ondervangen, kunnen contracten en protocollen worden opgesteld die zorgen voor controle en continuïteit van het VFO. De vraag komt op of de opdrachtgever voldoende kan overzien wat er eventueel mis zou kunnen gaan en of de coördinator voldoende inzichtelijk maakt dat dit risico aanwezig is.
Virtual Family Offices in de praktijk
In de praktijk zijn de VFO’s tot heden de uitzondering en niet de regel. Het opzetten van een VFO stelt hoge eisen aan de competenties van de coördinator en de ICT omgeving. U zult als opdracht gevende familie helder moeten formuleren wat uw wensen zijn zodat het VFO uw ambities daadwerkelijk zal realiseren. Uiteraard moet de VFO samenwerking juridisch en procedureel waterdicht zijn om het voor u goed te laten functioneren. Kennelijk wegen de nadelen van een VFO voor de doelgroep van vermogende families niet voldoende op tegen de voordelen van lagere kosten en een flexibel team. Via een MFO kunnen vermogende families die geen SFO kunnen of willen opzetten voldoende maatwerk bereiken om hun vermogensdoelstellingen en ambities te realiseren.
Een family office kan ook voor uw familie en vermogen een goede oplossing zijn. Wilt u overleggen welke oplossing het beste bij uw situatie past, dan kunt u contact met mij opnemen op 020-8208007 of 06-83202688. Uiteraard kunt u ook een e-mail sturen naar marijke.kuijpers@guidato.nl.
Marijke Kuijpers