Ondernemers zijn altijd druk. Organiseren, aansturen en besluiten, er is altijd wel ergens een actie nodig. Zeker in deze corona tijden is er weinig tijd voor de helicopterview. In onze praktijk merken wij dat sommige kwesties naar de achtergrond verdwijnen, zoals bijvoorbeeld de Stichting Administratiekantoor (StAK). Veel ondernemers hebben een StAK en zwaaien als enig bestuurder van de StAK de scepter over hun onderneming. Zij verwachten met de StAK de continuïteit van hun bedrijf gewaarborgd te hebben, maar klopt dat wel? Wij geven u in deze blog uitleg over de StAK en hoe u uw zaken goed kunt regelen.
Voorkom krassen in uw ondernemerslevenswerk
StAK en DGA
Een directeur-grootaandeelhouder (DGA) heeft zeggenschap in de onderneming omdat hij alle aandelen of de meerderheid van de aandelen in bezit heeft. Het kan verstandig zijn om het stemrecht van de aandelen in een StAK onder te brengen. De DGA richt een Stichting (StAK) op en draagt alle aandelen over aan deze Stichting tegen uitreiking van certificaten. Dit noemt men certificering en hierdoor worden de zeggenschap en de financiële rechten van de aandelen van elkaar gescheiden. De Stichting krijgt de zeggenschap. In de praktijk is dit vaak de DGA die als enig bestuurder van de Stichting het stemrecht heeft. Economisch gezien wordt de DGA eigenaar van de certificaten en ontvangt alle dividenden.
Een belangrijke reden om een StAK op te richten is om de continuïteit van de onderneming bij overlijden te regelen. Zonder certificering vererven de aandelen, en daarmee de zeggenschap, naar de erfgenamen, meestal de partner en de kinderen. Zij dienen vervolgens gezamenlijk het beleid binnen de onderneming te bepalen. Dat is niet altijd wenselijk. In dat geval kan de StAK uitkomst bieden. Voorzichtigheid is wel op zijn plaats, omdat het opvolgend StAK bestuur na het overlijden van de DGA in ongewilde en lastige situaties terecht kan komen. Daarover later meer.
Fiscaliteit en UBO register
Fiscaal zijn er voor de StAK geen bijzondere aandachtspunten. De stichting is fiscaal transparant en maakt geen winst waarover belasting hoeft te worden betaald. De uitgekeerde dividenden worden immers binnen een bepaalde tijd doorgestort naar de certificaathouders. De StAK beheert geen grote gelden.
Als certificaten in bezit zijn van één of meerdere familieleden, dan is het is belangrijk om rekening te houden met de nieuwe wetgeving van het UBO register. Het register maakt duidelijk wie de uiteindelijke belanghebbende achter een onderneming is, de ‘ultimate beneficial owner’ (UBO). Als een aandeelhouder of certificaathouder van een StAK meer dan 25% van de certificaten heeft, is deze persoon als UBO opgenomen in het UBO-register.
Opvolgend StAK bestuur
De statuten van de StAK geven de mogelijkheid om alvast een opvolgend bestuur te benoemen voor het geval de DGA overlijdt. Meestal worden drie personen aangewezen als opvolgend bestuur. Veel voorkomend is de volgende samenstelling van dat bestuur: een familielid (de echtgeno(o)t(e)/partner of een kind), iemand van het bedrijf of een expert die de business goed kent en een vertrouwenspersoon of wijze man/vrouw (notaris, accountant of andere adviseur).
Helaas blijkt regelmatig dat het driemanschap sterker is op papier dan in de praktijk. Zij komen als opvolgend bestuur nooit bij elkaar, beschikken niet of beperkt over actuele informatie en hebben niet eerder samengewerkt. De partner wordt in de nieuwe rol van StAK bestuurder vaak overrompeld door de aard en omvang van de problemen die opdoemen. Door de andere bestuurders kan het familielid weggestemd en buiten spel gezet worden. Onbegrip en onderlinge spanningen zijn het gevolg waardoor urgente zakelijke besluiten worden uit- of afgesteld. Een worst case scenario is dat het opvolgende bestuur besluiten neemt die u als ondernemer nooit zou hebben genomen. Of dat uw familieleden de betrokkenheid bij en de grip op het familiebedrijf verliezen en certificaten vererven waar bijvoorbeeld geen dividend meer op wordt uitgekeerd, omdat het nieuwe bestuur dit zo heeft bepaald.
Continuïteit waarborgen door een actief StAK bestuur
Als ondernemer zit u aan de knoppen en weet u exact wat er in uw bedrijf speelt. Als u ervoor gekozen heeft om enig StAK-bestuurder te zijn, hoe zorgt u dan dat het opvolgend bestuur zijn rol goed kan vervullen en de continuïteit waarborgt? Alvorens daar op in te gaan, eerst nog een aantal aandachtspunten voor de oprichting van de StAK. De continuïteit van uw levenswerk begint met een goede basis. Dit geldt ook als u samen met andere personen een StAK bestuur vormt.
Succesfactoren bij de oprichting van de StAK
- Benoem een oneven aantal bestuurders (ten minste drie personen) als opvolgend bestuur om te zorgen dat de stemmen niet staken.
- Benoem mensen met een diverse achtergrond en verschillende capaciteiten, waarbij aandacht is voor het belang van de onderneming en de familie. Deze belangen kunnen met elkaar conflicteren en daarom het is verstandig dat een van de bestuursleden de familie vertegenwoordigt.
- Let op de leeftijd van de bestuurders. Het komt regelmatig voor dat zij leeftijdgenoten zijn van de ondernemer met als gevolg dat de continuïteit alsnog niet is gewaarborgd.
- Neem in de statuten op dat het opvolgend bestuur ook in functie treedt bij ‘belet, ontstentenis en defungeren’, zoals dat heet. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als u wilsonbekwaam wordt door bijvoorbeeld een ongeval, ziekte of dementie.
- Houd oog voor de verhoudingen binnen uw gezin. Als een kind een rol als StAK-bestuurder vervult of gaat vervullen, vraag dan aan de andere kinderen welke rol zij (eventueel) willen spelen bij het bedrijf, het vermogen of in de familie. Als u zorgt dat al uw kinderen zich gezien voelen, dan draagt dit bij aan de goede verstandhouding in het gezin.
- Bedenk of u in uw StAK voorwaarden wilt regelen of de Stichting in de toekomst weer kan worden ontbonden (decertificering). Dit besluit kan bijvoorbeeld samenhangen van de leeftijd van uw erfgenamen of als de onderneming wordt verkocht aan een van de erfgenamen.
Als u als DGA al een StAK heeft opgericht en enig bestuurder bent, dan kunt u met bovenstaande punten controleren hoe u uw zaken kunt optimaliseren. We zien bijvoorbeeld dat de bepaling inzake wilsonbekwaamheid in statuten van oudere StAK’s vaak niet is opgenomen. Uw check kan meteen een startpunt worden om uw opvolgend bestuur te activeren.
Aanbevelingen voor het (opvolgend) bestuur
Zowel de huidige als opvolgende bestuurders moeten weten wat er speelt in uw business en de verhouding van het gezin/familie tot de onderneming. Alleen dan kunnen zij goed besturen en kan een vacuüm worden voorkomen. De volgende aanbevelingen kunnen u en uw familie helpen.
- Bespreek met elkaar met een zekere regelmaat de geschiktheid en wenselijkheid van de samenstelling van het (opvolgend) bestuur. Op die manier blijft het (opvolgend) bestuur een adequate afspiegeling van datgene wat nodig is: een stand-in in noodgevallen.
- Creëer een laagdrempelige structuur om de leden van het (opvolgend) bestuur toegang te geven tot belangrijke informatie. Bijvoorbeeld een mogelijkheid om altijd online documenten in te zien en/of directe mogelijkheid om contact op te nemen met de directie.
- Stel een draaiboek op voor het opvolgend StAK bestuur waarin handvatten voor de toekomst zijn opgenomen. Dit draaiboek kan in de loop van de jaren aangevuld en gewijzigd worden, afhankelijk van de feitelijke ontwikkelingen in het bedrijf en het opvolgend bestuur van de StAK.
- Plan als huidig bestuurder regelmatig een bijeenkomst met uw opvolgend bestuur. Kom bijvoorbeeld tweemaal per jaar bij elkaar met een agenda en maak notulen zodat een dossier ontstaat. U laat de opvolgende bestuurders ervaring opdoen met de onderlinge samenwerking en heeft voor uzelf een check of u het juiste team heeft gekozen.
- Biedt de leden van het opvolgend bestuur – afhankelijk van de omvang van uw bedrijf – faciliteiten aan zoals bedrijfsbezoeken en trainingen.
- Laat de leden van het (opvolgend) bestuur kennis maken met sleutelfiguren in uw bedrijf en wees duidelijk over elkaars positie.
- Zie de leden van het (opvolgend) bestuur als een additionele waarborg voor de voortzetting van uw levenswerk in het belang van u en uw familie, uw werknemers en klanten. Vraag van de leden dat zij dit perspectief met u delen.
- Een samenwerking tussen bestuursleden vraag om onderhoud. Goed communiceren en geïnformeerd zijn en blijven vormen daarbij belangrijke ingrediënten.
StAK en Guidato
Veel DGA’s hebben een StAK opgericht en zijn enig bestuurder. In onze praktijk merken wij dat onbewust weinig aandacht aan de StAK wordt besteed. Zowel de huidige als opvolgende bestuurders moeten weten wat er speelt in uw business en de verhouding van het gezin/familie tot de onderneming. Om het levenswerk en vermogen goed voort te zetten, is het slim om de StAK actief te maken. Wij hebben ervaring om in overleg met u een evenwichtige, slimme StAK in te richten. Dit vraagt om aandacht voor familiezaken en ondernemerschap. Voorkom krassen in uw ondernemerslevenswerk en neem contact met ons op.
Raimund Kamp en Arnoud Aikema
Meer informatie of advies?
Wilt u weten of een StAK voor u interessant is, of bent u op zoek naar een bestuurder voor uw StAK? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Guidato is een multi family office, opgericht in 2008. Wij adviseren, begeleiden, coachen ondernemers, familiebedrijven en erfgenamen. Als onafhankelijk rentmeester behartigen wij zowel uw financieel kapitaal als de belangen van uw familie. Wij helpen bij belangrijke transities van verkoop, bedrijfsopvolging en vermogensoverdracht.