Familiestatuut & family governance

In een familiestatuut regelen familie-eigenaren afspraken over het familiebedrijf. Een DGA-ondernemer kan bij een generatiewisseling ook een familiestatuut opstellen. Een familiebedrijf kent een heel andere dynamiek dan niet familiebedrijven. Het familie-element en de verschillende rollen van een familielid (eigenaar, werknemer/directeur en ouder/broer/zus/neef/nicht) brengen extra dimensies met zich mee in de onderneming. 

Het doel van een familiestatuut is om afspraken te maken over gevoelige onderwerpen zoals werken in het bedrijf, eigenaarschap en de toekomst van de onderneming. Een rode draad is de vraag: is het bedrijf er voor de familie of is de familie er voor het bedrijf. Idealiter is er een balans tussen de rol van de familie bij het bedrijf en andersom. In de praktijk blijft het een uitdaging. Door als familie met elkaar te praten en aan een familiestatuut te werken, worden onduidelijkheden voorkomen en onderhuidse spanningen besproken. Dit heeft een positieve invloed op zowel de continuïteit van de onderneming als de familierelaties. 

De woorden familiestatuut en familieconvenant zijn twee namen voor eenzelfde overeenkomst. De term familiestatuut wordt in Nederland vaker gebruikt dan familieconvenant. In de Engelstalige wereld komen voor het familiestatuut de termen family charter en family constitution voor. 

De familie dient van tevoren te bepalen over welke bezittingen de familieleden afspraken willen maken in het familiestatuut. Vaak is het familiebedrijf het centrale onderwerp van gesprek. Andere gemeenschappelijke bezittingen zoals investeringen, vastgoedportefeuilles of landgoedgoederen kunnen ook onderdeel zijn van het familiestatuut. De essentie zit in de onderlinge overeenstemming over welke bezittingen de familieleden afspraken willen maken.

In families komt het regelmatig voor dat familieleden gezamenlijk eigenaar zijn of worden van onroerend goed. De aanleiding voor de gezamenlijkheid is meestal een schenking of erfenis. Als de wens is om het vastgoed in de familie te behouden, dan is het belangrijk om met elkaar afspraken maken. Over de volgende onderwerpen zijn afspraken noodzakelijk: gebruik, onderhoud, exploitatie en (onderlinge of externe) verkoop. Deze afspraken worden bij voorkeur vastgelegd in een juridisch bindende overeenkomst. In aanvulling wordt vaak ook een huishoudelijk reglement opgesteld om te zorgen dat alle familieleden duidelijkheid hebben over het gezamenlijke bezit. Deze twee overeenkomsten (een juridische en een niet-juridische) zijn beter dan vastlegging in een familiestatuut, omdat deze laatste bij onderlinge problemen geen juridische werking heeft. 

Het is anders als familieleden gezamenlijk eigenaar zijn van een vastgoedbedrijf. In dat geval kan het opstellen van een familiestatuut bijdragen aan het welzijn van de familie en de continuïteit van de onderneming.

Het familiestatuut is vormvrij: een familie bepaalt zelf wat ze in het familiestatuut zetten. De meest voorkomende onderwerpen zijn: de geschiedenis van het familiebedrijf, de huidige familieleden-eigenaren, werken in het familiebedrijf, eigendom en zeggenschap. Vooral afspraken over lastige onderwerpen dienen in het familiestatuut te worden vastgelegd. Welke familieleden mogen en kunnen in het bedrijf komen werken en onder welke voorwaarden? Is aangetrouwde familie welkom in het bedrijf? Wie mag eigenaar worden van het bedrijf? Wat doen we als er een strategische koper ons familiebedrijf wil overnemen? 

Als alleen onderwerpen waarover iedereen het eens is in het statuut worden geformuleerd, terwijl de hete hangijzers onbesproken blijven, heeft het familiestatuut geen toegevoegde waarde. Het is een ‘alles of niets’-proces, omdat binnen het bedrijf en de familie alles met elkaar verbonden is.

In de volgende situaties is het verstandig om een familiestatuut op te stellen:

I) Uw familiebedrijf heeft meerdere familie-eigenaren of zal die binnenkort krijgen. Dit is regelmatig het geval als een DGA besluit om via de BOR het eigendom van zijn bedrijf over te dragen aan zijn kinderen. Fiscaal en juridisch is de eigendomsoverdracht geregeld maar de onderlinge afspraken voor de toekomst van de onderneming zijn nog niet expliciet gemaakt. Het opstellen van een familiestatuut kan een goede oplossing zijn om alle betrokkenen op één lijn te krijgen. 

II) Eigendom en leiding van het familiebedrijf vallen niet meer samen. Slechts een beperkt aantal eigenaren kan deel uitmaken van het managementteam van het familiebedrijf. Dit betekent dat andere familie-eigenaren een andere verhouding hebben tot hun eigendom. Denk aan een verschil in informatie en invloed op de strategie van de onderneming. Door het opstellen van een familiestatuut worden afspraken gemaakt over de betrokkenheid van alle eigenaren en hoe zij over het reilen en zeilen worden geïnformeerd.

III) Er is een noodzaak om een collectieve (familie)ambitie expliciet te maken, omdat veel afspraken in de familie impliciet zijn of nog niet zijn gemaakt. Dit komt vooral veel voor als in een gezin of familie nooit of bijna nooit gezamenlijk overleg over het familiebedrijf heeft plaatsgevonden. Ook komt het voor dat familie-eigenaren verschillend denken over dividendbeleid versus investeren in de onderneming. Heldere afspraken maken in het familiestatuut over de gezamenlijke toekomst zorgt voor duidelijkheid bij alle betrokkenen. 

Een DGA-ondernemer kan besluiten om een familiestatuut op te stellen als er een generatiewisseling naar meerdere kinderen plaatsvindt (eigendomsoverdracht). Op dat moment wordt het belangrijk om met alle betrokken familieleden afspraken te maken over het bedrijf en de rol van de familie. Bij de eigendomsoverdracht worden de onderlinge afspraken van de familie-eigenaren vastgelegd in een (juridisch bindende) aandeelhoudersovereenkomst (in geval van certificering een certificaathoudersovereenkomst). Aanvullende afspraken leggen de familie-eigenaren vervolgens vast in een familiestatuut. 

Om de generatiewisseling succesvol te laten verlopen adviseren wij om alle gezinsleden van de overdragende DGA bij de overdracht te betrekken, ook degene die geen eigenaar van het familiebedrijf worden. Voorkom dat broers en zussen met scheve ogen naar elkaar kijken omdat ze denken dat de andere voorgetrokken worden. 

Opvolging in leiderschap (benoeming tot het managementteam of de directie van de onderneming) en eigendomsoverdracht zijn zeer belangrijke onderwerpen in het familiestatuut. Hierover kan veel onduidelijkheid en familieruis ontstaan. Goed ondernemerschap brengt met zich mee dat hierover binnen de familie duidelijke afspraken bestaan. In het familiestatuut staan de afspraken en voorwaarden voor de bedrijfsopvolging en bedrijfsoverdracht expliciet genoemd. De toetreding tot het managementteam en de eigendomsoverdracht zijn idealiter in overeenstemming met het familiestatuut.  

Een familiestatuut wordt opgesteld na een aantal familiebijeenkomsten met betrokken familieleden. Tijdens iedere familiebijeenkomst wordt een aantal onderwerpen besproken waarover de familie overeenstemming wil bereiken. Van de bijeenkomsten worden verslagen gemaakt en de besluiten worden vastgelegd. 

Het opstellen van een familiestatuut is een serieuze en tijdrovende zaak en er is – om van het proces een succes te maken – een grote inzet van alle betrokkenen vereist. Soms moet het werken aan het familiestatuut worden gestaakt omdat eerst onderlinge conflicten moeten worden opgelost. Het begeleiden van het proces stelt eisen aan competenties van de persoon zoals familiesystemen en -dynamiek. 

Eenmaal opgesteld, kan een familie het familiestatuut niet in de kast leggen. Het is een levend document, dat mee moet gaan met de ontwikkelingen van de familie en/of het bedrijf. Dit kan worden gerealiseerd door het familiestatuut te agenderen op het periodieke overleg van een familieraad.

Meestal wordt een externe deskundige ingehuurd die het hele proces begeleidt. Het voordeel van het laten faciliteren door een onafhankelijke persoon is dat hij/zij geen belang heeft bij het resultaat van de gesprekken en een neutrale positie heeft ten opzichte van de familie. Het begeleiden van het proces lijkt gemakkelijk, maar niet iedere adviseur/vertrouwenspersoon is ook een goede procesbegeleider. De crux van begeleiding is dat de familie zelf met oplossingen komt en niet de facilitator met advies komt waaruit de familieleden kunnen kiezen. 

Guidato faciliteert als procesbegeleider de dialoog tussen de eigenaren en opkomende generaties van het (familie)bedrijf. Stapsgewijs begeleiden wij de gesprekken en vervolgacties bij het opstellen van uw familiestatuut.  

Het is afhankelijk van de visie van de familie welke familieleden worden betrokken bij het opstellen van het familiestatuut: alleen de familie-eigenaren of alle betrokken familieleden. 

Als het eigendom van het familiebedrijf het perspectief van het familiestatuut is, dan zijn alle eigenaren van een familiebedrijf betrokken bij het proces van een familiestatuut. Het kan raadzaam zijn om ook de toekomstige eigenaren te betrekken. Er is uiteraard geen minimumleeftijd om mee te doen. In de praktijk is achttien jaar gebruikelijk, maar het kan soms prima passen als een kind jonger is. Als familieleden gehuwd zijn dan is het belangrijk bij de start van het proces na te denken over hun rol en deelname. De aangetrouwde kant heeft invloed op zijn/haar partner en daaraan voorbij gaan kan vertragend of ondermijnend werken. 

Als de familie het vooral belangrijk vindt om de familiewaarden en betrokkenheid bij het familiebedrijf te willen regelen, dan wordt een bredere kring van familieleden in het proces betrokken. Dan gaat het familiestatuut minder over afspraken rondom het eigendom en meer over afspraken over werken in het bedrijf, conflicthantering en familiecommunicatie in relatie tot de onderneming. 

Een familiestatuut is juridisch niet bindend, maar familieleden verklaren door het ondertekenen van het statuut alle afspraken moreel bindend. Bij onenigheid of onduidelijkheid kan dit problemen tussen familieleden veroorzaken. Het advies is om afspraken over het familiebedrijf die juridisch kunnen worden vastgelegd om te beginnen vast te leggen in een aandeelhoudersovereenkomst. Als de aandelen zijn gecertificeerd door de oprichting van een Stichting Administratiekantoor, dan worden de afspraken juridisch vastgelegd in een certificaathoudersovereenkomst. In aanvulling op de aandeelhouders- of certificaathoudersovereenkomst, kan de familie besluiten om een familiestatuut op te stellen.

Het is raadzaam dat familieleden afspraken maken hoe zij omgaan met lastige situaties, conflicten en ruzies. Helaas blijkt dat soms niet veel nodig is om in de familie een ontvlambare situatie te creëren. Familie-eigenaren doen er verstandig aan om in een aandeelhoudersovereenkomst een bepaling op te nemen dat ingeval van een conflict of ruzie allereerst via mediation een oplossing wordt gevonden. Dit voorkomt een gang naar de rechter.

Het familiestatuut is een zogenaamd ‘levend document’: het wordt in een familiebijeenkomst of familieraad periodiek met alle betrokken familieleden besproken, om te zorgen dat het actueel blijft en aansluit bij de realiteit van de familie en het bedrijf. 

Het familiestatuut wordt gewijzigd als de afspraken niet meer in overeenstemming zijn met de wensen en doelstellingen van de familie. Bij het opstellen van het familiestatuut worden meteen afspraken vastgelegd over hoe toekomstige wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. De familie dient te voorkomen dat er te vaak en te gemakkelijk wijzigingen worden doorgevoerd, aangezien het familiestatuut dan voor alle betrokken familieleden geen of onvoldoende houvast biedt. 

Families met een grote groep familie-eigenaren hebben vaak een familieraad. Van de familieraad zijn slechts een aantal familie-eigenaren lid. In veel gevallen vertegenwoordigt een familieraad lid zijn/haar familiestaak of familietak. De familieraad is door zijn omvang gemakkelijker om aan te sturen en besluiten kunnen eenvoudiger worden genomen. 

Een belangrijke taak van een familieraad is het opzetten van een besluitvormingsproces, omdat over bepaalde zaken moet worden gestemd. Familieleden kunnen besluiten nemen met meerderheid van stemmen of met consensus. Door vooraf belangrijke familieaangelegenheden in de familieraad te bespreken, processen of beleid met elkaar te formuleren, wordt voorkomen dat het op een later moment, als de emoties hoog oplopen, gaat schuren.

De familieraad komt periodiek samen, bijvoorbeeld twee keer per jaar. Alle leden zorgen dat zij vooraf de standpunten en ideeën van hun familietak kennen zodat er goede vertegenwoordiging plaatsvindt. De agenda’s en vergadernotulen van het familieraad overleg kunnen onder alle familie-eigenaren worden verspreid. 

Family governance heeft als doel om de betrokkenheid tussen de familie en het familiebedrijf te bevorderen en conflicten te voorkomen. 

Familiebijeenkomsten zijn een eerste stap om het bestuur (governance) van het familiebedrijf te verbeteren. Dit zijn vaak jaarlijkse informele vergaderingen voor familieleden-eigenaren. De bijeenkomsten staan open voor alle familieleden en het is meestal niet noodzakelijk om eigenaar te zijn. Familieleden discussiëren over belangrijke zaken zoals toekomstige doelstellingen of nieuwe kansen van het bedrijf. Het doel is familieleden meer bij de onderneming te betrekken en de onderlinge communicatie te verbeteren. Familiebijeenkomsten worden vaker georganiseerd als een familiebedrijf groeit en de volgende generatie zich aandient.

Een vervolgstap is het opzetten van een familieraad waarin een paar keer per jaar in een formelere setting zaken rondom het familiebedrijf met elkaar worden gedeeld. Een familieraad komt vooral voor bij families waar het bedrijf is uitgegroeid tot een consortium van neven en nichten. Net als bij familiebijeenkomsten is het doel om een dialoog met familieleden te hebben over belangrijke zaken, de langetermijnstrategie, nieuwe ideeën en de volgende generatie. Ook kunnen criteria voor familieleden worden opgesteld om in het bedrijf te komen werken of te vertrekken. Opvolging in management en eigendom is een zeer geschikt onderwerp voor de familieraad. 

In aanvulling op een familieraad kan bij grote families c.q. familiebedrijven worden besloten om één of meer commissies op te richten. Commissies hebben dan specifieke aandachtsgebieden, zoals bijvoorbeeld educatie/opleiding van de volgende generatie, carrièreplanning, communicatie en sociale evenementen. Op deze wijze worden meer familieleden betrokken en de talenten van familieleden die niet in het bedrijf werken worden benut.

Het succes van de family governance is afhankelijk van het doorlopen proces, de opgezette structuur, de afgesproken procedures en de uiteindelijke implementatie en monitoring hiervan. Een familiestatuut is een onderdeel van de family governance. 

De structuren van de corporate governance (management team/raad van bestuur, raad van advies/raad van commissarissen en vergadering van aandeelhouders) bieden onvoldoende mogelijkheid om vanuit het familieperspectief invloed uit te oefenen op het familiebedrijf. 

Een familiebedrijf is ontstaan met een visie en missie van een oprichter-eigenaar. Huidige familieleden-eigenaren willen, met de historie van het bedrijf in het achterhoofd, invloed uitoefenen op de onderneming. Via de familieraad kunnen familieleden input geven voor het overleg met het management en directie van het familiebedrijf. Omgekeerd is de familieraad voor het bedrijf het eerste aanspreekpunt naar de familie toe.